Den effektive tidslinje
Når vi arbejder baglæns fra eventdatoen, er dette de deadlines, der ikke kan rykkes:
- T-12 uger: Lokation bekræftet, koncept og budget godkendt.
- T-8 uger: Endelig eventopsætningsprojekt, tekniske leverandører booket.
- T-4 uger: Grafik godkendt og i produktion, tilladelser og ansøgninger indsendt.
- T-1 uge: Produktion afsluttet, monterings- og sikkerhedsplaner valideret.
- T-24 timer: Montering, tekniske tests og generalprøve.
Budgetposter
Budgettet for opsætning af et firmaevent opdeles i tilbagevendende poster. At glemme en er den mest almindelige måde at overskride budgettet på:
- Strukturer: Scene, podier, kulisser, telte, møbler.
- Teknologi: Lyd, lys, LED-vægge, kontrolrum, streaming.
- Grafik og tryk: Baggrunde, skiltning, velkomstmaterialer.
- Teknisk catering: Feltkøkkener, installationer, serviceområder.
- Logistik: Transport, montering, demontering, affaldshåndtering.
- Sikkerhed og formaliteter: Planer, foranstaltninger, tilladelser.
Scene, lyd og lys: De synlige valg
Publikum bedømmer eventet ud fra tre ting: god lyd, god visuel oplevelse og glatte tidsplaner. Vi dimensionerer lydsystemet ud fra det reelle publikum og stedets akustik, ikke på papiret; vi inkluderer altid backupsystemer til mikrofoner og kontrolrum; og vi designer lyset til både publikum og kameraer, da hvert event i dag også lever på video.
Tilladelser og sikkerhed
Afhængigt af sted og publikum kræves forskellige procedurer: godkendelser, sikkerhedsplaner, brandforanstaltninger, tilladelser til telte og scener, forsikringer. Dette er den mindst synlige del og den første, der stopper et event, hvis den negligeres: Vi håndterer det fuldt ud og leverer dokumentationen til arrangøren.
Hvorfor én teknisk kontaktperson
Det kreative bureau og virksomheden har brug for en partner, der omsætter konceptet til en sikker og punktlig byggeplads. Vi gør præcis dette: én kontaktperson for strukturer, teknik og logistik, mens styringen af eventet forbliver hos den, der leder det.
Ofte stillede spørgsmål
- Arbejder I med kommunikationsbureauer?
- Ja, det er et af vores typiske samarbejder: bureauet kommer med koncept og kunde, vi står for opsætning, teknik og byggeplads. Vi kan operere under white label.
- Hvor lang varsel er nødvendig for et event med 300 personer?
- For et kompromisløst resultat kræves 8-12 uger; vi er også rustet til kortere frister, men de tilgængelige valgmuligheder reduceres.
- Håndterer I også udendørs events?
- Ja: telte, overdækninger, gulve, generatorer og reservevejrplaner er en del af vores sædvanlige arbejde.
Oversat fra den italienske original. Kontakt os for den officielle version.