El cronograma que funciona
Trabajando a la inversa desde la fecha del evento, los plazos inamovibles son:
- T-12 semanas: ubicación confirmada, concepto y presupuesto aprobados.
- T-8 semanas: proyecto de montaje definitivo, proveedores técnicos reservados.
- T-4 semanas: gráficos aprobados y en producción, permisos y trámites presentados.
- T-1 semana: producción terminada, plan de montaje y seguridad validados.
- T-24 horas: montaje, pruebas técnicas y ensayo general.
Las partidas presupuestarias
El presupuesto de montaje de un evento corporativo se descompone en partidas recurrentes. Olvidar una es la forma más común de excederse:
- Estructuras: escenario, plataformas, bastidores, carpas, mobiliario.
- Tecnología: sonido, iluminación, pantallas LED, realización, streaming.
- Gráficos e impresión: telones de fondo, señalización, materiales de bienvenida.
- Catering técnico: cocinas de campaña, instalaciones, áreas de servicio.
- Logística: transportes, montaje, desmontaje, gestión de residuos.
- Seguridad y trámites: planes, medios de prevención, autorizaciones.
Escenario, sonido e iluminación: las elecciones que se ven
El público juzga el evento por tres cosas: si se oye bien, si se ve bien y si los tiempos fluyen. Dimensionamos el sistema de sonido según el público real y la acústica del lugar, no sobre el papel; siempre prevemos sistemas de reserva para micrófonos y realización; y diseñamos la iluminación para quien mira y para quien graba, porque hoy cada evento vive también en vídeo.
Permisos y seguridad
Según el lugar y el público, se requieren diferentes trámites: viabilidad, planes de seguridad, equipos contra incendios, autorizaciones para carpas y escenarios, seguros. Es la parte menos visible y la primera en bloquear un evento si se descuida: la gestionamos íntegramente nosotros, con la documentación entregada al organizador.
Por qué un único interlocutor técnico
La agencia creativa y la empresa necesitan un socio que transforme el concepto en un emplazamiento seguro y puntual. Nosotros hacemos exactamente eso: un único referente para estructuras, técnica y logística, mientras la dirección del evento permanece en manos de quien la conduce.
Preguntas frecuentes
- ¿Trabajan con agencias de comunicación?
- Sí, es una de nuestras colaboraciones típicas: la agencia aporta el concepto y el cliente, nosotros nos encargamos del montaje, la técnica y la ejecución. Podemos operar en marca blanca.
- ¿Cuánto aviso se necesita para un evento de 300 personas?
- Para un resultado sin compromisos se necesitan de 8 a 12 semanas; también estamos preparados para plazos más ajustados, pero las opciones disponibles se reducen.
- ¿También gestionan eventos al aire libre?
- Sí: carpas, cubiertas, pavimentos, grupos electrógenos y planes meteorológicos de reserva forman parte de nuestro trabajo habitual.
Traducido del original italiano. Contáctenos para la versión oficial.