Een bedrijfsevenement organiseren: praktische gids voor bedrijven en bureaus

De timeline die werkt

Terugwerkend vanaf de evenementdatum, de deadlines die niet verschuiven:

• T-12 weken: locatie bevestigd, concept en budget goedgekeurd.
• T-8 weken: definitief inrichtingsplan, technische leveranciers vastgelegd.
• T-4 weken: grafische elementen goedgekeurd en in productie, vergunningen en procedures ingediend.
• T-1 week: productie voltooid, opbouw- en veiligheidsplan gevalideerd.
• T-24 uur: opbouw, technische tests en generale repetitie.

De budgetposten

Het inrichtingsbudget van een bedrijfsevenement wordt opgesplitst in terugkerende posten. Het vergeten van één ervan is de meest voorkomende manier om het budget te overschrijden:

• Structuren: podium, platforms, coulissen, tentconstructies, meubilair.
• Technologie: audio, verlichting, ledwall, regie, streaming.
• Grafiek en drukwerk: achterwanden, bewegwijzering, welkomstmaterialen.
• Technische catering: veldkeukens, installaties, servicegebieden.
• Logistiek: transport, opbouw, afbouw, afvoer.
• Veiligheid en procedures: plannen, middelen, vergunningen.

Podium, audio en verlichting: de keuzes die gezien worden

Het publiek beoordeelt het evenement op drie dingen: het klinkt goed, het ziet er goed uit, de timing verloopt soepel. We dimensioneren het audiosysteem op basis van het daadwerkelijke publiek en de akoestiek van de locatie, niet op papier; we voorzien altijd reservesystemen voor microfoons en regie; en we ontwerpen de verlichting voor zowel de toeschouwers als degenen die opnemen, want tegenwoordig leeft elk evenement ook in video.

Vergunningen en veiligheid

Afhankelijk van de locatie en het publiek zijn verschillende procedures vereist: gebruiksvergunningen, veiligheidsplannen, brandbeveiligingsmiddelen, vergunningen voor tentconstructies en podia, verzekeringen. Dit is het minst zichtbare deel en het eerste dat een evenement blokkeert als het wordt verwaarloosd: wij beheren dit volledig, met documentatie die aan de organisator wordt overhandigd.

Waarom één technisch aanspreekpunt

Het creatieve bureau en het bedrijf hebben een partner nodig die het concept omzet in een veilige en tijdige bouwplaats. Wij doen precies dat: één aanspreekpunt voor structuren, techniek en logistiek, waarbij de regie van het evenement in handen blijft van degene die het leidt.