O cronograma que funciona
Trabalhando em retrospetiva a partir da data do evento, os prazos inadiáveis:
- T-12 semanas: localização confirmada, conceito e orçamento aprovados.
- T-8 semanas: projeto de montagem definitivo, fornecedores técnicos assegurados.
- T-4 semanas: grafismos aprovados e em produção, licenças e procedimentos submetidos.
- T-1 semana: produção concluída, plano de montagem e segurança validados.
- T-24 horas: montagem, testes técnicos e ensaio geral.
As rubricas do orçamento
O orçamento de montagem de um evento corporativo divide-se em rubricas recorrentes. Esquecer uma é a forma mais comum de exceder o limite:
- Estruturas: palco, plataformas, cenários, tendas, mobiliário.
- Tecnologia: áudio, iluminação, ledwall, realização, streaming.
- Design gráfico e impressão: fundos, sinalética, materiais de boas-vindas.
- Catering técnico: cozinhas de campo, instalações, áreas de serviço.
- Logística: transportes, montagem, desmontagem, eliminação de resíduos.
- Segurança e procedimentos: planos, equipamentos de proteção, autorizações.
Palco, áudio e luzes: as escolhas que se veem
O público julga o evento por três coisas: ouve-se bem, vê-se bem, os tempos correm bem. Dimensionamos o sistema de áudio para o público real e para a acústica do local, não no papel; prevemos sempre sistemas de reserva para microfones e realização; e projetamos a luz para quem assiste e para quem filma, porque hoje cada evento também vive em vídeo.
Licenças e segurança
Dependendo do local e do público, são necessários diferentes procedimentos: licenças de utilização, planos de segurança, meios de combate a incêndios, autorizações para tendas e palcos, seguros. É a parte menos visível e a primeira a bloquear um evento se for negligenciada: gerimos tudo internamente, com documentação entregue ao organizador.
Porque um único interlocutor técnico
A agência criativa e a empresa precisam de um parceiro que transforme o conceito num estaleiro seguro e pontual. Nós fazemos exatamente isso: um único ponto de contacto para estruturas, técnica e logística, com a realização do evento a cargo de quem o conduz.
Perguntas frequentes
- Trabalham com agências de comunicação?
- Sim, é uma das nossas colaborações típicas: a agência traz o conceito e o cliente, nós realizamos a montagem, a técnica e o estaleiro. Podemos operar em 'white label'.
- Quanto tempo de antecedência é necessário para um evento de 300 pessoas?
- Para um resultado sem compromissos são necessárias 8-12 semanas; estamos preparados para prazos mais curtos, mas as opções disponíveis são reduzidas.
- Gerem também eventos ao ar livre?
- Sim: tendas, coberturas, pavimentos, geradores e planos meteorológicos de contingência fazem parte do nosso trabalho habitual.
Traduzido do original italiano. Contacte-nos para a versão oficial.