Tidslinjen som fungerer
Arbeid bakover fra arrangementsdatoen, dette er fristene som ikke kan flyttes:
- T-12 uker: sted bekreftet, konsept og budsjett godkjent.
- T-8 uker: endelig produksjonsdesign, tekniske leverandører bestilt.
- T-4 uker: grafikk godkjent og i produksjon, tillatelser og søknader sendt inn.
- T-1 uke: produksjon avsluttet, monterings- og sikkerhetsplaner validert.
- T-24 timer: montering, tekniske tester og generalprøve.
Budsjettpostene
Budsjettet for et bedriftsarrangement er delt inn i faste poster. Å glemme én er den vanligste måten å overskride budsjettet på:
- Strukturer: scene, podier, kulisser, teltkonstruksjoner, møbler.
- Teknologi: lyd, lys, LED-skjermer, regi, streaming.
- Grafikk og trykk: bakgrunner, skilting, velkomstmaterialer.
- Teknisk catering: feltkjøkken, anlegg, serviceområder.
- Logistikk: transport, montering, demontering, avfallshåndtering.
- Sikkerhet og formaliteter: planer, sikkerhetsutstyr, tillatelser.
Scene, lyd og lys: valgene som synes
Publikum bedømmer arrangementet ut fra tre ting: god lyd, god visuell opplevelse, og at tidsplanen følges. Vi dimensjonerer lydanlegget etter det faktiske publikummet og lokalets akustikk, ikke bare på papiret; vi planlegger alltid for reservesystemer for mikrofoner og regi; og vi designer belysningen for både tilskuere og de som filmer, fordi alle arrangementer i dag også lever på video.
Tillatelser og sikkerhet
Avhengig av sted og publikum kreves ulike formaliteter: brukstillatelser, sikkerhetsplaner, brannsikkerhetstiltak, tillatelser for teltkonstruksjoner og scener, forsikringer. Dette er den minst synlige delen, men den første som stopper et arrangement hvis den blir oversett: vi håndterer dette i sin helhet, med dokumentasjon levert til arrangøren.
Hvorfor en enkelt teknisk kontaktperson
Det kreative byrået og selskapet trenger en partner som kan forvandle konseptet til en sikker og punktlig byggeplass. Vi gjør nettopp dette: en enkelt kontaktperson for strukturer, teknikk og logistikk, mens arrangementsregien forblir hos den som leder den.
Ofte stilte spørsmål
- Samarbeider dere med kommunikasjonsbyråer?
- Ja, dette er et av våre typiske samarbeid: byrået kommer med konsept og kunde, vi tar oss av design, teknikk og produksjon. Vi kan operere under white label.
- Hvor lang varslingsfrist trenger dere for et arrangement med 300 personer?
- For et kompromissløst resultat trenger vi 8-12 uker; vi er også utstyrt for kortere frister, men da reduseres utvalget av tilgjengelige løsninger.
- Håndterer dere også utendørsarrangementer?
- Ja: teltkonstruksjoner, overbygg, gulv, generatorer og reserveplaner for værforhold er en del av vårt vanlige arbeid.
Oversatt fra den italienske originalen. Kontakt oss for offisiell versjon.