Tidslinjen som fungerer
Arbeider man bakover fra arrangementsdatoen, er dette de faste fristene:
- T-12 uker: sted bekreftet, konsept og budsjett godkjent.
- T-8 uker: endelig utformingsprosjekt, tekniske leverandører bestilt.
- T-4 uker: grafikk godkjent og i produksjon, tillatelser og søknader sendt inn.
- T-1 uke: produksjon avsluttet, monterings- og sikkerhetsplaner validert.
- T-24 timer: montering, tekniske tester og generalprøve.
Budsjettpostene
Budsjettet for et bedriftsarrangement deles inn i gjentakende poster. Å glemme en av dem er den vanligste måten å overskride budsjettet på:
- Strukturer: scene, podier, kulisser, teltstrukturer, møbler.
- Teknologi: lyd, lys, LED-skjermer, kontrollrom, strømming.
- Grafikk og trykk: bakgrunner, skilting, velkomstmateriale.
- Teknisk catering: feltkjøkken, installasjoner, serveringsområder.
- Logistikk: transport, montering, demontering, avfallshåndtering.
- Sikkerhet og søknader: planer, sikkerhetstiltak, tillatelser.
Scene, lyd og lys: de synlige valgene
Publikum bedømmer arrangementet ut fra tre ting: god lyd, god visuell opplevelse, og at tidsplanen holdes. Vi dimensjonerer lydsystemet ut fra det faktiske publikummet og stedets akustikk, ikke bare på papiret; vi sørger alltid for reservesystemer for mikrofoner og kontrollrom; og vi designer lyset både for de som ser og de som filmer, fordi hvert arrangement i dag også lever på video.
Tillatelser og sikkerhet
Avhengig av sted og publikum kreves ulike prosedyrer: brukstillatelser, sikkerhetsplaner, brannsikringstiltak, tillatelser for teltstrukturer og scener, forsikringer. Dette er den minst synlige delen, men den første som stopper et arrangement hvis den blir oversett: vi håndterer dette i sin helhet, med dokumentasjon levert til arrangøren.
Hvorfor en enkelt teknisk kontaktperson
Det kreative byrået og bedriften trenger en partner som kan forvandle konseptet til en sikker og punktlig byggeplass. Vi gjør nettopp dette: en enkelt kontaktperson for strukturer, teknikk og logistikk, der arrangementsledelsen forblir hos den som leder den.
Ofte stilte spørsmål
- Samarbeider dere med kommunikasjonsbyråer?
- Ja, det er et av våre typiske samarbeid: byrået kommer med konsept og kunde, vi tar oss av arrangementets utforming, teknikk og byggeplass. Vi kan operere under white label.
- Hvor lang frist trengs for et arrangement med 300 personer?
- For et kompromissløst resultat trengs 8-12 uker; vi er også rustet for kortere tidsfrister, men utvalget av tilgjengelige valg reduseres.
- Håndterer dere også utendørsarrangementer?
- Ja: teltstrukturer, overbygg, gulv, aggregater og reserveværplaner er en del av vårt vanlige arbeid.
Oversatt fra den italienske originalen. Kontakt oss for offisiell versjon.