Le calendrier qui fonctionne
En travaillant à rebours à partir de la date de l'événement, les échéances incompressibles :
- T-12 semaines : lieu confirmé, concept et budget approuvés.
- T-8 semaines : projet d'aménagement définitif, fournisseurs techniques réservés.
- T-4 semaines : graphiques approuvés et en production, permis et formalités déposés.
- T-1 semaine : production terminée, plan de montage et de sécurité validés.
- T-24 heures : montage, tests techniques et répétition générale.
Les postes budgétaires
Le budget d'aménagement d'un événement corporate se décompose en postes récurrents. En oublier un est le moyen le plus courant de dépasser le budget :
- Structures : scène, podiums, coulisses, tentes, mobilier.
- Technologie : audio, éclairage, murs LED, régie, streaming.
- Graphisme et impression : fonds de scène, signalétique, matériel d'accueil.
- Catering technique : cuisines de campagne, installations, zones de service.
- Logistique : transports, montage, démontage, élimination des déchets.
- Sécurité et formalités : plans, dispositifs, autorisations.
Scène, audio et éclairage : les choix visibles
Le public juge l'événement sur trois points : il entend bien, il voit bien, le timing est respecté. Nous dimensionnons l'installation audio en fonction du public réel et de l'acoustique du lieu, et non pas seulement sur le papier ; nous prévoyons toujours des systèmes de secours pour les microphones et la régie ; et nous concevons l'éclairage pour les spectateurs et pour la captation vidéo, car aujourd'hui, chaque événement vit aussi en vidéo.
Permis et sécurité
Selon le lieu et le public, différentes formalités sont nécessaires : agréments, plans de sécurité, dispositifs anti-incendie, autorisations pour tentes et scènes, assurances. C'est la partie la moins visible et la première à bloquer un événement si elle est négligée : nous la gérons entièrement, avec une documentation remise à l'organisateur.
Pourquoi un interlocuteur technique unique
L'agence créative et l'entreprise ont besoin d'un partenaire qui transforme le concept en un chantier sûr et ponctuel. C'est exactement ce que nous faisons : un interlocuteur unique pour les structures, la technique et la logistique, la régie de l'événement restant à celui qui le conduit.
Questions fréquentes
- Travaillez-vous avec les agences de communication ?
- Oui, c'est l'une de nos collaborations typiques : l'agence apporte le concept et le client, nous réalisons l'aménagement, la technique et le chantier. Nous pouvons opérer en marque blanche.
- Quel préavis est nécessaire pour un événement de 300 personnes ?
- Pour un résultat sans compromis, il faut 8 à 12 semaines ; nous sommes également équipés pour des délais plus courts, mais les options disponibles sont réduites.
- Gérez-vous également des événements en extérieur ?
- Oui : les tentes, les couvertures, les planchers, les groupes électrogènes et les plans météo de secours font partie de notre travail habituel.
Traduit de l'original italien. Contactez-nous pour la version officielle.