Der funktionierende Zeitplan
Rückwärts von Eventdatum betrachtet, die Fristen, die sich nicht verschieben lassen:
- T-12 Wochen: Location bestätigt, Konzept und Budget genehmigt.
- T-8 Wochen: Aufbauprojekt finalisiert, technische Dienstleister gebucht.
- T-4 Wochen: Grafiken genehmigt und in Produktion, Genehmigungen und Formalitäten eingereicht.
- T-1 Woche: Produktion abgeschlossen, Montage- und Sicherheitsplan validiert.
- T-24 Stunden: Montage, technische Abnahmen und Generalprobe.
Die Budgetposten
Das Budget für die Ausstattung eines Corporate Events gliedert sich in wiederkehrende Posten. Eine davon zu vergessen, ist der häufigste Grund für eine Überschreitung:
- Strukturen: Bühne, Podeste, Kulissen, Zeltkonstruktionen, Mobiliar.
- Technik: Audio, Licht, LED-Wände, Regie, Streaming.
- Grafik und Druck: Kulissen, Beschilderung, Willkommensmaterialien.
- Technisches Catering: Feldküchen, Anlagen, Servicebereiche.
- Logistik: Transporte, Montage, Demontage, Entsorgung.
- Sicherheit und Formalitäten: Pläne, Einrichtungen, Genehmigungen.
Bühne, Audio und Licht: Die sichtbaren Entscheidungen
Das Publikum beurteilt das Event nach drei Kriterien: guter Sound, gute Sicht, reibungsloser Ablauf. Wir dimensionieren die Audioanlage basierend auf der tatsächlichen Publikumsgröße und der Akustik des Ortes, nicht nur auf dem Papier; wir planen immer Backup-Systeme für Mikrofone und Regie ein; und wir konzipieren das Licht für Zuschauer und Kamerateams, denn heute lebt jedes Event auch im Video.
Genehmigungen und Sicherheit
Je nach Ort und Publikum sind unterschiedliche Formalitäten erforderlich: Begehbarkeit, Sicherheitspläne, Brandschutzmaßnahmen, Genehmigungen für Zeltkonstruktionen und Bühnen, Versicherungen. Dies ist der am wenigsten sichtbare Teil und der erste, der ein Event blockiert, wenn er vernachlässigt wird: Wir kümmern uns vollständig darum, mit Dokumentation, die dem Veranstalter übergeben wird.
Warum ein einziger technischer Ansprechpartner
Die Kreativagentur und das Unternehmen benötigen einen Partner, der das Konzept in eine sichere und termingerechte Umsetzung überführt. Wir tun genau das: ein einziger Ansprechpartner für Strukturen, Technik und Logistik, wobei die Regie des Events bei dem bleibt, der sie führt.
Häufige Fragen
- Arbeiten Sie mit Kommunikationsagenturen zusammen?
- Ja, das ist eine unserer typischen Kooperationen: Die Agentur bringt Konzept und Kunden, wir kümmern uns um Ausstattung, Technik und Baustelle. Wir können im White-Label-Verfahren agieren.
- Wie viel Vorlaufzeit wird für ein Event mit 300 Personen benötigt?
- Für ein kompromissloses Ergebnis sind 8-12 Wochen erforderlich; wir sind auch für kürzere Fristen gerüstet, aber die verfügbaren Optionen reduzieren sich.
- Managen Sie auch Open-Air-Veranstaltungen?
- Ja: Zeltkonstruktionen, Überdachungen, Fußböden, Stromaggregate und meteorologische Notfallpläne gehören zu unserer Routinearbeit.
Aus dem italienischen Original übersetzt. Für die offizielle Fassung kontaktieren Sie uns.