Den fungerande tidsplanen
Med utgångspunkt från evenemangsdatumet, de deadlines som inte går att flytta:
- T-12 veckor: lokal bekräftad, koncept och budget godkända.
- T-8 veckor: slutgiltigt designförslag för installation, tekniska leverantörer bokade.
- T-4 veckor: grafik godkänd och i produktion, tillstånd och ansökningar inlämnade.
- T-1 vecka: produktion slutförd, monteringsplan och säkerhetsplan validerade.
- T-24 timmar: montering, tekniska tester och generalrepetition.
Budgetposter
Installationsbudgeten för ett företagsevenemang delas upp i återkommande poster. Att glömma en är det vanligaste sättet att överskrida budgeten:
- Strukturer: scen, podier, kulisser, tältkonstruktioner, möbler.
- Teknik: ljud, ljus, LED-vägg, regi, streaming.
- Grafik och tryck: bakgrunder, skyltar, välkomstmaterial.
- Teknisk catering: fältkök, installationer, serviceområden.
- Logistik: transporter, montering, demontering, avfallshantering.
- Säkerhet och formalia: planer, säkerhetsåtgärder, tillstånd.
Scen, ljud och ljus: valen som syns
Publiken bedömer evenemanget utifrån tre saker: det låter bra, det ser bra ut, och tidsplanen flyter på. Vi dimensionerar ljudsystemet efter den faktiska publiken och platsens akustik, inte bara på papper; vi förser alltid system med reservlösningar för mikrofoner och regi; och vi designar ljuset för både åskådare och för filmning, eftersom varje evenemang idag även lever i video.
Tillstånd och säkerhet
Beroende på plats och publik krävs olika tillstånd: användningstillstånd, säkerhetsplaner, brandskyddsåtgärder, tillstånd för tältkonstruktioner och scener, försäkringar. Det är den minst synliga delen och den första som stoppar ett evenemang om den försummas: vi hanterar den helt och hållet, med dokumentation som överlämnas till arrangören.
Varför en enda teknisk kontaktpunkt
Den kreativa byrån och företaget behöver en partner som förvandlar konceptet till en säker och punktlig byggarbetsplats. Vi gör exakt detta: en enda kontaktperson för strukturer, teknik och logistik, medan evenemangets regi förblir hos den som leder den.
Vanliga frågor
- Arbetar ni med kommunikationsbyråer?
- Ja, det är ett av våra typiska samarbeten: byrån bidrar med koncept och kund, vi realiserar installation, teknik och byggarbetsplats. Vi kan arbeta som white label-partner.
- Hur lång framförhållning behövs för ett evenemang med 300 personer?
- För ett kompromisslöst resultat behövs 8-12 veckor; vi är även rustade för kortare tid, men de tillgängliga valen minskar.
- Hantera ni även utomhusevenemang?
- Ja: tältkonstruktioner, tak, golv, elverk och reservplaner för väder är en del av vårt vanliga arbete.
Översatt från det italienska originalet. Kontakta oss för den officiella versionen.